Že več let je tudi v poslovnem svetu opazen trend pospešene digitalizacije, v nekaterih primerih tudi virtualizacije poslovanja. Če smo še pred desetletjem večinoma poslovali s papirji in drugimi fizičnimi dokumenti, gre danes za pošiljanje datotek preko e-pošte in spletnih strani. Nekatere sodobne pisarne poslujejo kar brez papirja, kar pa ni še nič – nekatera sodobna podjetja poslujejo brez pisarne! Virtualna pisarna omogoča podjetju obstoj brez fizičnih poslovnih prostorov, kar je idealna rešitev za mnoga sodobna podjetja, ki poslujejo izključno ali večinsko preko spleta.
Pred časom je bilo zelo pomembno, da se je podjetje predstavilo z ugledno poslovno zgradbo in urejeno poslovalnico. Danes temu ni več tako, saj mnoga podjetja poslujejo izključno preko spleta in s strankami sploh nimajo osebnega stika. Investicija v poslovne prostore je v tem primeru nesmiselna, saj lahko virtualna pisarna zadosti vsem zahtevam, ki jih mora podjetje pri poslovanju na ta način izpolnjevati. Glede na to, da prodaja ne poteka v fizični prodajalni, ni potrebe po poslovnih prostorih. Prav tako takšni podjetniki običajno ne potrebujejo pisarne in podobnih prostorov. Potrebujejo seveda poslovni naslov in sedež podjetja ter poštni nabiralnik za uradno pošto, kar je prav tisto, kar nudi virtualna pisarna. Za nameček ta pogosto prinaša tudi ugleden poslovni naslov, in to brez vrtoglavih stroškov, ki bi jih imeli pri najemu ali nakupu dejanskih prostorov na takšni lokaciji.
Komu bo služila virtualna pisana?
Iz napisanega je jasno, da je virtualna pisarna pisana na kožo predvsem tistim, ki poslujejo izključno preko spleta, pri tem pa predvsem tistim, ki opravljajo storitve. Prodajalci izdelkov namreč vseeno potrebujejo prostor za skladiščenje in podobno, čeprav lahko tudi na tem področju spreten podjetnik močno poenostavi in »virtualizira« svoje poslovanje. Tisti pa, ki opravljajo storitve, lahko to pogosto počnejo kar od doma, lahko tudi na terenu oziroma povsod, kjer imajo dostop do svoje opreme. Ker je veliko dejavnosti takšnih, da zahtevajo le računalnik in internetno povezavo, lahko delo opravljajo praktično povsod, torej niso omejeni na določen poslovni prostor. Virtualna pisarna v tem primeru služi kot poslovni naslov in sedež podjetja, saj ni važno, kje poslovanje pravzaprav poteka.
Ponudbe virtualnih pisarn so prilagojene tudi za tiste, ki občasno vseeno želijo sprejemati poslovne partnerje ali stranke na svojem poslovnem naslovu. Ponudniki namreč vključujejo dodatne storitve, kot so koriščenje konferenčne sobe, kar naredi virtualno pisarno pravzaprav povsem običajen poslovni prostor, čeprav večinoma le z omejenim dostopom in trajanjem.