E-računi niso več nobena novost v našem življenju. Postali so že ustaljena praksa poslovanja. Čedalje v večji meri nadomeščajo izstavljanje računov v klasični, pisni obliki. Kakšne pa so njihove prednosti v praksi?
Izdajanje e-računov vsekakor poteka hitreje in bolj tekoče, kot če bi podatke o računu vpisovali ročno. Ne pa le izdajanje. Tudi posredovanje takih računov naslovniku je veliko bolj učinkovito, kot če bi račun poslali po klasični pošti. Vodenje evidence takih računov je bolj pregledno. Nekaj dobrega pa z njihovo uporabo naredimo tudi za okolje, v katerem živimo. Pa da razložimo na primerih.
Zakaj so e-računi učinkovitejši?
Ko izdajamo e-račune, imamo na voljo več možnosti za to. Če račun izdajamo proračunskemu uporabniku, se kot edina možnost pokaže uporaba UJP portala. Do portala dostopamo z uporabniškim imenom, geslom in digitalnim potrdilom, ki služi elektronskemu podpisovanju. Če pa račun izdamo drugemu podjetju ali fizični osebi, je oblika nekoliko bolj ohlapna. Račun lahko v tem primeru izdamo kar prek Worda ali Excela. Je pa veliko bolj učinkovito in priporočljivo, da se v te namene poslužujemo posebnega programa za izstavljanje računov. Tako pri izdajanju e-računov prek UJP portala kot prek posebnega programa za izstavljanje računov je vpisovanje podatkov zelo praktično. Program je namreč neposredno povezan z bazo podjetij, tako da nam ni treba pretipkavati vseh podatkov. Že ob vpisu davčne številke takoj dobimo vse, kar potrebujemo. Tako je možnost, da bi se pri navedbi podatkov zmotili, bistveno manjša. Postopek vpisovanja pa je bolj tekoč in hiter.
Dostava in evidenca e-računov
Če klasičen račun pošljete prek navadne pošte, lahko dostava do naslovnika traja kar nekaj dni. Poleg je treba pri tem uporabiti kuverto in znamko. Če e-račune posredujete prek elektronske pošte ali drugih internetnih kanalov, pa je posredovanje do naslovnika hipno. Poleg tega se izognete stroškom, ki bi jih imeli z nakupom znamk in pisemskih ovojnic. Mogoče se vam to ne zdi poseben strošek. Pri veliki količini računov pa tudi to nanese.
E-računi so tudi bolj praktični iz vidika zagotavljanja reda na pisalni površini in njihovega evidentiranja. Če račun dobimo prek e-pošte, potem ga enostavno lahko shranimo v mapo na namizju. Zasnujemo lahko tudi več podmap glede na vrsto računa. Pri tem pa nimamo nobenega opravka s papirji. Nič se ne more izgubiti. Z uporabo e-računov pa naredimo tudi nekaj dobrega za okolje, saj porabo papirja zmanjšamo na minimum.