Kopirni stroji so namenjeni predvsem za tista podjetja, ki na dnevni bazi kopirajo večje število dokumentov, največkrat pa jih lahko najdemo prav v fotokopirnicah. A v večini primerov podjetja poleg fotokopiranja potrebujejo tudi druge funkcije, ki pa so združene v multifunkcijski napravi. Če podjetje investira v nakup posamezne naprave, na primer skenerja, tiskalnika in kopirnega stroja, tedaj to ustvarja večje stroške, skupaj s stroški amortizacije in servisiranja.
Multifunkcijske naprave s funkcijo fotokopiranja v poslovnih prostorih vsekakor podjetju in zaposlenim prihranijo čas in tudi stroške, saj bi delavci v nasprotnem primeru morali opraviti kopije dokumentov pri drugem ponudniku ali v fotokopirnici. Fotokopirne naprave v podjetju omogočajo bolj priročno upravljanje in nemoten proces dela, saj jih zaposleni lahko uporabijo, kadar je to potrebno.
Ali so kopirni stroji na voljo za najem?
Nekatera podjetja nudijo najem posameznih kopirnih strojev, druga pa nudijo najem multifunkcijskih naprav, ki poleg tiskanja, skeniranja in pošiljanja faksa vsebujejo tudi funkcijo kopiranja dokumentov. Izbira med tema dvema možnostma je odvisna predvsem od potreb podjetja in količine izpisov, ki jih opravijo na vsakodnevni ravni. Mala in srednje velika podjetja običajno ne potrebujejo samostojnega stroja za kopiranje, vendar imajo vse funkcije s tiskanjem, kopiranjem in skeniranjem vred združene v multifunkcijski napravi.
Vsekakor pa se podjetja z najemom izognejo tehnološki zastarelosti naprav, saj je v napravah in strojih vgrajena napredna tehnologija z najnovejšimi oziroma posodobljenimi različicami. Tako podjetjem ni potrebno na vsakih nekaj let investirati v vedno nove različice in tehnologije tiskalnih in kopirnih naprav, ki jih potrebujejo za učinkovito in hitro tiskanje in kopiranje.
Kopirni stroji v najemu prihranijo na stroških
Če se kopirni stroj ali multifunkcijska naprava v najemu pokvari ali določena funkcija preneha delovati lahko podjetje le pokliče servisno službo ponudnika, pri čemer serviserji pridejo popraviti ali zamenjati dele v najkrajšem možnemu času, brez dodatnih stroškov, saj so le ti že vključeni v ceno mesečne najemnine. Če pa podjetje napravo za kopiranje dokumentov kupi, tedaj mora ob okvari posebej plačati servisne storitve izvajalca ter dodatne rezervne dele po maloprodajni ceni.
Multifunkcijske naprave ali kopirni stroji v najemu pa podjetju prihranijo na stroških tudi iz davčnega in računovodskega vidika, saj so mesečne najemnine davčno priznane kot poslovni stroški oziroma odhodki. Če pa podjetje naprave za tiskanje in kopiranje kupi, pa jih mora zavesti v osnovna sredstva, pri čemer se vrednost naprave vsako leto manjša zaradi postopka amortizacije.