Veliko mikro podjetij in samostojnih podjetnikov za izdajanje računov skrbi na star način, torej brez uporabe programov, ki olajšajo računovodstvo. Dokler faktur ni veliko, s tem niti ni težav. Povsem v redu je, če za izdajanje računov uporabljajo program, namenjen pisanju besedil. Na stran vpišejo vse potrebne podatke za pravilno izstavljen račun, dodajo svoj logotip in fakturo natisnejo, podpišejo in dodajo žig, nato pa pošljejo po pošti ali jo tudi fizično izročijo prejemniku. Prav tako lahko račun shranijo tudi v obliki pdf in ga pošljejo po elektronski pošti.
Kadar je faktur več, pa je slej ko prej potreben program za izdajanje računov, ki je povezan tudi z evidenco zalog in spletnim računovodskim programom. Spletno računovodstvo namreč poslovanje napravi bistveno bolj enostavno.
Zakaj je program za izdajanje računov praktičen?
Izdajanje računov je lahko zamudno delo, ki terja tudi veliko natančnosti. Če uporabljamo program, si v njem oblikujemo obrazec, ki poskrbi za avtomatizacijo. Šifre izdelkov, imena izdelkov in storitev nič več ne vnašamo ročno, temveč jih izberemo s klikom. Cene so že jasne, in ko vnesemo količino, se znesek samostojno izračuna. Možnosti napake ni – tudi takrat, kadar vnašamo razne popuste.
Program za izdajanje računov poskrbi, da se vsaka izbrana faktura hkrati tudi računovodsko zabeleži in dela je tudi s tega vidika manj. Računovodja ima takoj podatek o tem, kakšen račun je bil izdan in sproti se lahko spremeni obratna sredstva.
Naslednji pomemben vidik je, da nam program za izdajanje računov pomaga tudi pri evidenci zaloge. Ta se s prodajo zmanjšuje in tako vemo, kdaj je potrebno naročiti novo zalogo – ne da bi nam bilo to potrebno fizično preverjati oziroma preštevati v skladišču.
Še bolj pa se lahko izdajanje računov poenostavi, če se odločimo za eračun. Ta je v elektronski obliki, vendar zaradi digitalnega podpisa uradno veljaven, torej ga lahko pošljete po elektronski pošti. S tem odpade še nekaj dela in še nekaj stroškov.