Potni nalog je računovodska listina, katere namen je spremljanje in dokazovanje službenih potovanj. Služi kot podlaga za povračilo stroškov, ki nastanejo iz tega naslova. S Slovenskimi računovodskimi standardi je predpisana vsebina in oblika potnih nalogov.
Kljub temu, da pisanje potnih nalogov večini zaposlenih predstavlja neprijetno in zamudno delo, pa je zelo pomembno, da se te dokumente pravilno izpolni, saj predstavljajo podlago za obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij.
Kazni v primeru ugotovljenih nepravilnosti na tem področju
Če pride do inšpekcijskega pregleda in je v njegovem sklopu ugotovljeno, da podjetje nima primerno urejenih potnih nalogov, lahko pride do dodatnih stroškov za podjetje; dodatni davek, dodatna dohodnina, dodatni prispevki za socialno varnost, zamudne obresti in/ali kazni za prekrške. Prav zaradi vseh teh posledic, ki lahko nastanejo, če potni nalogi niso pravilno izpolnjeni, je pomembno, da se potne naloge pravočasno in pravilno sestavlja. Po povratku s službene poti je treba sestaviti tudi obračun potnih stroškov.
Interni pravilnik o službenih potovanjih
Kljub temu, da to ni obvezno, se, predvsem večja podjetja, pogosto odločajo, da sestavijo interni pravilnik o službenih potovanjih. Z njimi se določi pravila in red na tem področju. Opredeli se vsebino in način izdajanja potnih nalogov, poleg tega pa tudi način in roki izdelave obračunov potnih stroškov.
Tudi če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, služi potni nalog kot dokaz o nastanku in namenu službene poti. Na tak način upravičuje tudi ostale stroške, ki so povezani s to službeno potjo.
Vsebina potnih nalogov ni striktno določena
Na področju potnih nalogov ni določeno, kakšna točno naj bi bila vsebina. Vseeno pa je priporočljivo, da potni nalog vsebuje čim več podatkov, ki služijo kot dokaz za to, da je prišlo do službenega potovanja in da so stroški, ki so nastali s tega naslova, upravičeni.
Potni nalog se lahko sestavi v pisni ali v elektronski obliki. Pred odhodom na službeno pot ga je treba oddati zaposlenemu. Podpiše naj ga nadrejeni oziroma druga oseba, ki je pooblaščena za to področje.
Vir: potninalog.info