Plačilna disciplina je eden najpomembnejših dejavnikov uspešnega poslovanja. Tudi podjetje z dobrimi prihodki se lahko znajde v težavah, če kupci računov ne poravnajo pravočasno. Zapadle terjatve namreč vplivajo na denarni tok, otežujejo načrtovanje poslovanja in v skrajnih primerih povzročijo tudi likvidnostne težave.
Čeprav zamud pri plačilih ni mogoče popolnoma preprečiti, lahko podjetja z nekaj premišljenimi ukrepi bistveno zmanjšajo tveganje. Veliko težav je namreč mogoče preprečiti že pred izdajo prvega računa.
1. Preverite boniteto poslovnega partnerja
Pred začetkom sodelovanja je smiselno preveriti, komu boste izdali račun.
Danes so podjetjem na voljo različne bonitetne ocene, javno dostopni podatki o blokadah računov, insolvenčnih postopkih in zgodovini poslovanja. Nekaj minut preverjanja lahko prepreči precej večje težave v prihodnosti.
To še posebej velja pri večjih poslih ali novih poslovnih partnerjih, s katerimi podjetje še nima izkušenj.
2. Jasno določite plačilne pogoje
Veliko nesporazumov nastane zaradi nejasno dogovorjenih pogojev sodelovanja.
Pred začetkom dela je priporočljivo določiti:
- rok plačila,
- način plačila,
- morebitna predplačila,
- posledice zamude pri plačilu,
- postopek reševanja morebitnih sporov.
Čim bolj natančno so pogoji opredeljeni v pogodbi ali ponudbi, manj možnosti je za različne interpretacije po opravljeni storitvi ali dobavi blaga.
3. Račune izdajajte hitro in brez napak
Presenetljivo veliko zamud nastane zaradi povsem preprostih razlogov. Napačni podatki na računu, manjkajoče številke naročil ali zamuda pri izdaji računa lahko plačilo prestavijo za več tednov.
Račun je zato smiselno izdati takoj po opravljeni storitvi oziroma dobavi blaga, pri tem pa preveriti, ali vsebuje vse zahtevane podatke.
Hitra izdaja računa pomeni tudi hitrejši začetek plačilnega roka.
4. Spremljajte odprte terjatve
Podjetja pogosto veliko časa namenijo pridobivanju novih strank, precej manj pa spremljanju že izdanih računov.
Reden pregled odprtih terjatev omogoča, da zamude opazite pravočasno. Če je račun zapadel pred nekaj dnevi, je običajno dovolj že prijazen opomnik. Daljša kot je zamuda, manjša je verjetnost hitrega plačila.
Veliko računovodskih programov danes omogoča samodejno spremljanje odprtih postavk in pošiljanje opomnikov, kar podjetjem precej olajša delo.
5. Ne odlašajte z izterjavo
Če kupec kljub opominom računa ne poravna, je pomembno ukrepati pravočasno.
V praksi se pogosto zgodi, da podjetja več mesecev čakajo na plačilo v upanju, da bo stranka obveznost poravnala sama. Medtem pa se finančno stanje dolžnika lahko še poslabša.
To ne pomeni, da je treba ob prvi zamudi začeti sodni postopek. Velikokrat zadostuje telefonski pogovor ali dogovor o obročnem plačilu. Pomembno pa je, da podjetje ne odlaša predolgo in ima jasno določen postopek obravnave zapadlih terjatev.
Preventiva je vedno cenejša
Izterjava neplačanih računov zahteva čas, stroške in pogosto tudi precej energije. Veliko učinkoviteje je, če podjetje vzpostavi sistem, ki zmanjšuje možnost nastanka zapadlih terjatev.
To vključuje preverjanje novih poslovnih partnerjev, jasno določene pogoje poslovanja, redno spremljanje plačil in hitro ukrepanje ob prvih zamudah. Takšen pristop ne izboljša le plačilne discipline, ampak tudi denarni tok podjetja.
Zapadle terjatve so del poslovnega sveta in z njimi se prej ali slej sreča skoraj vsako podjetje. Vendar niso vedno posledica nepoštenih kupcev ali slabih gospodarskih razmer. Pogosto jih je mogoče zmanjšati z dobro organizacijo in doslednimi postopki. Podjetja, ki aktivno upravljajo svoje terjatve, imajo praviloma manj likvidnostnih težav, bolj predvidljivo poslovanje in več časa za razvoj svoje osnovne dejavnosti.