Dokument, ki nam ga dobavitelj izstavi za opravljeno storitev, dobavljeno blago ali material, se imenuje prejeti račun. Potem ko dobimo tovrstni račun, sledi njegova obdelava. To pa po domače pomeni vnos podatkov z namenom knjiženja v glavno knjigo.
V nadaljevanju nas zanima, kako se bo nek prejeti račun knjižil. Naj povemo, da o tem določa odhodek, ki ga izberemo na računu ter nastavitve v šifrantu avtomatični konti. Odhodek določa konto odhodka, način vpisa v davčno evidenco ter morebitno povezavo računa s pomožnimi evidencami. Nastavitve v šifrantu pa določajo konte za knjiženje obveznosti do domačega, EU oziroma tujega dobavitelja ter tudi konto za knjiženje DDV.
Kaj nam prejeti računi omogočajo?
Prejeti računi nam omogočajo vnašanje podatkov o prejetih računih, knjiženje prejetih računov v dvostavno knjigovodstvo in knjige DDV, pripravo plačilnega naloga, povezovanje prejetih računov z osnovnim sredstvom, povezovanje prejetih računov z zalogami ter pregledovanje podatkov o vnesenih prejetih računih.
Kaj pa brisanje prejetega računa? Je dovoljeno?
Izkušeni ljudje vedo, da lahko brišemo samo osnutke prejetih računov. To so tisti, ki jih imamo shranjene za urejanje v kasnejšem času oziroma smo jih preklicali. Strokovnjaki nam brisanje prejetih računov močno odsvetujejo. Če pa smo vendarle prepričani, da želimo račun izbrisati, kliknemo na pogledu osnutka prejetega računa na gumb Briši. Tako bodo zbrisani vsi zapisi prejetega računa.
Na koncu si poglejmo še, kako lahko hitro vnesemo prejete račune? Ker vsak mesec dobivamo račune tudi od istih dobaviteljev, te račune lahko knjižimo na iste konte in jih na enak način prikazujemo v davčnih evidencah. Da pa je vnos še hitrejši, račun, ki ga nameravamo knjižiti, kopiramo. To pa naredimo tako, da na seznamu prejetih računov lahko poiščemo dobavitelja. Sledi klik na ikono za kopiranje na računu, ki vsebuje enake vrste odhodkov kot novi račun. Zelo preprosto, kajneda?